賃貸借契約を効率よく確実に管理する3つの仕組み

不動産管理会社からの書類が来たら確かめたいことの続き記事です。

今までクリアファイルにざっくりとファイリングしていた、
入居者さんとの賃貸借契約書ですが、
一冊のクリアブックに物件ごとに、きっちりとファイリングすることにしました。

我が家で賃貸している物件は約40世帯。
単身世帯中心なので入居者の入れ替わりも激しく、
管理しないと何が何だか分からなくなります。

レントロールを作ることによる賃貸管理ももちろんですが、
そもそも契約書の中身をちゃんと
漏れ無く確認するのも大家さんの大きなお仕事です
(いまさら当たり前のことかもしれないけれど…)。

賃貸借契約書を受け取ったら、
入居者さん情報を把握するために行っているルール。
3つのポイントに基いて書いておこうと思います。

1.賃貸借契約書はいつでも見直せるようにファイリング

物件ごとの賃貸借契約書と書いたクリアファイルに入れているだけだと、
見直すのが面倒です。
面倒が故に、賃貸借契約書を見ることから手が遠ざかり…
収支報告書のミスにも気付かないまま時が過ぎ…

これを機に、
賃貸借契約書を簡単に見直せる仕組みを作らないと!と反省しました。

物件名を記したクリアファイル(A4で100円程度のペラっとしたもの)から、
一冊のクリアブックに格上げ。
※クリアブック:一冊のファイルに10~20枚の透明なファイルがあるもの

部屋ごとにファイリングをしていくようにしました。
入居者が入れ替わったら、最新の契約書が上に来るようにしています。

賃貸借契約書クリアブック

2.賃貸借契約書はレントロールを入力する時に内容&未着確認

月に一度レントロールを入力する時に、
新しく借りてくれた入居者さんとの賃貸借契約書を見直し、
契約家賃や条件、名前と契約終了期間をExcelのレントロールに入力していきます。

このタイミングで到着していない賃貸借契約書があれば、
管理会社にメールで依頼をします。

繁忙期だとお互い忘れにくいのですが、
閑散期に新しく一部屋が決まったケースの場合
気をつけないと賃貸借契約書が未着…というケースは
多いに考えられます。

管理会社も必ずノーミスとは限りません。人間ですから…
送ってこないとカリカリせずに、大家さんがちゃんとトレースできる仕組みを持ち、
来ていないのなら適宜依頼をする。
これくらいの心持ちでいる方がストレスも溜まらないし、
賢いのかなーって感じる今日このごろです。

3.管理会社や物件ごとにファイルルールを決めておく

管理会社によって、
賃貸借契約書のフォーマットや送付ルールが異なります。
賃貸借契約締結後1ヶ月後にパラパラ送ってくることもあれば、
ある程度まとめてまるっと送ってくれるところもあります。
学生さんが多いところだと、
繁忙期に年度ごとの契約書ファイルを作ってくれたり。

この場合は、年度ごとのクリアファイルのざっくり運用で
そんなにトラブルはありません。

賃貸借契約を効率よく確実に管理する3つの仕組み:まとめ

  1. 賃貸借契約書は一冊の本形式のファイルにして、常に読み返ししやすいようにしておく
  2. レントロールで賃貸管理を定常化させて、レントロールにまとめる段階で
    賃貸借契約書を読み込むこと
  3. 管理会社によって賃貸借契約書のフォーマットや送付ルールも異なる。
    会社ごとにルールを決めておく。

クリアファイルやクリアブックは参考までに、
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